NO TE DEJES ATRAPAR POR LAS REUNIONES - Aprende a decir NO (Parte 1 de 3)

Comienzo una serie de 3 posts con algunos "trucos" para no dejarse atrapar por las reuniones, y es que se han registrado casos de personas que han entrado a una reunión el lunes a las 8:00h de la mañana y han salido el viernes a las 18:00h de otra reunión, consiguiendo encadenar una reunión tras otra, sin lograr sentarse a "trabajar"  ni un sólo rato.

El tema de las reuniones es una de las herencias que seguimos conservando de cuando el mundo era mucho más analógico que ahora, y que nos está costando superar y todo porque aunque cada vez hay más medios para digitalizarnos, en muchas empresas las relaciones  siguen siendo "presencialistas", parece que sino estás no cuentas, no trabajas...

El origen de muchas reuniones es el miedo a equivocarse, y ese el motivo por el que en muchas reuniones hay más personas de las realmente necesarias, porque de estar forma parece como que sí sale algo mal la culpa se reparte entre más...

Otras veces se establece una dinámica de reuniones periódicas e incluso las hay diarias!! Dónde de un día a otro hay pocas novedades que contar, y que lo que en realidad esconden es la poca confianza que tienen los managers hacia sus escala inferiores.

Sin duda las reuniones son necesarias, pero en exceso, como todo en la vida, pueden provocar el efecto contrario, provocando la apatía, donde lo que en realidad se quiere conseguir es el consenso y la coordinación proactiva. Y este exceso puede ser tanto en el número de reuniones, como en la duración de las mismas. Por término medio, una reunión bien gestionada no debería durar más se 45mn.

Se ha escrito mucho sobre cómo gestionar eficazmente las reuniones, pero fíjate que el título de este capítulo se refiere a como NO DEJARTE ATRAPAR por ellas, es decir que acudas o convoques el mínimo de ellas posible y que en cualquiera de los casos el tiempo empleado sea el mínimo imprescindible.

Aprende a ser el Dr. NO de las reuniones

Se dice que una vez decidido el actor principal de la película "Agente 007 contra el Doctor NO" que no era otro sino Sean Connery, se buscó a un intérprete capaz de encarnar con propiedad al malo de la historia, el siniestro Doctor No. Ian Fleming (creador de James Bond) propuso a su amigo Noel Coward y cuentan que, cuando al actor ocasional le ofrecieron el papel, éste respondió rápida y contundentemente en un telegrama: "Querido Ian, la respuesta a Doctor No es ¡no!, ¡no!, ¡no!".

Bueno, pues así de contundente se debe ser cada vez que nos inviten a una reunión en la que veamos claramente que no vamos a aportar nada. La primera vez cuesta un poco, la segunda algo menos y así hasta que te das cuenta de que el tiempo ese que pasarías en la reunión te empieza a cundir y eres capaz de resolver temas de para los que antes no tenías tiempo porque estabas innecesariamente reunido.

Y es que el 28% de las reuniones en las empresas son innecesarias e improductivas, según una encuesta de la firma Robert Half International entre más de 600 responsables de recursos humanos.

NO pero... Sí

Imagina que te convocan a una reunión en la que realmente no pintas mucho, quitando quizás en un momento puntual en el que pueda ser necesaria tu intervención. Si ese momento está bien definido dentro del orden del día, lo mejor que puedes hacer es decir un "NO pero... sí", es decir, decir que NO vas a acudir a la reunión completa, pero sí a la parte de la misma en la que se necesite tu intervención concreta.

Lo mejor en ese caso es que pidas que adelanten la hora aproximada a la que será tu intervención y que, después, durante la reunión te avisen de viva voz o mediante una llamada, un Whatsapp o un prehistórico SMS

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